La obligación se extiende a diversos documentos y registros, entre otros, los formularios de admisión y despido, los registros de accidentes de trabajo, los instrumentos del Sistema Nacional de Empleo, el Informe Anual de Información Social (RAIS), los documentos de inscripción de los asegurados y de las personas a su cargo en el Régimen General de la Seguridad Social.
Aunque el alcance de la ley es obtener datos e información destinados a la promoción de la igualdad racial, permitiendo que las políticas públicas y las prácticas de empleo sean más eficaces en la promoción de la diversidad y la igualdad racial, cabe destacar algunos aspectos que pueden entrañar riesgos para los empresarios.
En este contexto, cabe destacar, ab initio, que el requisito legal sólo se aplica al momento de admisión del trabajador y no a su solicitud de empleo.
De hecho, solicitar un empleo es el inicio de un proceso de reclutamiento y selección de un candidato a un puesto de trabajo.
El formulario de solicitud de empleo, en su caso, comprende información de carácter personal, profesional y académico que tiene como objetivo ayudar al empleador a evaluar la idoneidad del candidato para la vacante de empleo, tales como experiencias profesionales previas, formación académica, habilidades y competencias. El referido formulario o la solicitud de envío del currículum vitae del candidato deberá recoger solamente informaciones esenciales a los requisitos del cargo, atendiendo al principio de necesidad previsto en la LGPD (Ley nº 13.709/2018), en esta etapa.
Así, por regla general, no se solicitan datos personales sensibles en el momento de la solicitud de empleo, salvo en el caso de vacantes específicas destinadas a promover la diversidad y la inclusión.
A la luz del principio de necesidad (uno de los marcos axiológicos de la LGPD), la recogida de datos debe limitarse al mínimo necesario para la ejecución de los fines propuestos. Las empresas, en el proceso de selección de un empleado, deben asegurarse de que están recogiendo sólo los datos estrictamente necesarios para alcanzar los fines declarados.
Los documentos relacionados con la contratación efectiva (rellenados cuando el candidato ya ha sido seleccionado para el puesto) requieren documentos que suelen incorporar información necesaria para el registro del empleado en la empresa, como detalles del contrato de trabajo, información bancaria para el depósito del salario y, con la Ley 14.553, ahora incluirán la autoclasificación étnico-racial del nuevo empleado (datos personales sensibles).
En este nuevo contexto legislativo, basado en el principio de finalidad (también esencial en la LGPD), la recogida y el tratamiento de datos personales deben obedecer a fines legítimos, precisos, claramente definidos y comunicados de antemano al interesado. Este axioma, combinado con el de no discriminación, garantiza que el tratamiento de los datos personales de los empleados no se utilice con fines discriminatorios, ilícitos o abusivos. La no discriminación es vital para fomentar una sociedad más justa e integradora, en la que todas las personas sean tratadas con respeto, dignidad e igualdad de oportunidades.
Considerando, por lo tanto, el deber de información del agente de tratamiento hacia el titular de los datos personales, es de suma importancia que la recolección de datos sobre el segmento étnico y racial del empleado no se realice, reiterativamente, cuando el empleado solicita el empleo, sino sólo cuando es contratado. El empleador, además, debe informar de forma transparente, con lenguaje claro y de manera adecuada que tal recolección tiene como finalidad el cumplimiento de una obligación legal impuesta por la Ley nº 14.553, de 2023.
La información relativa al origen racial o étnico se considera un dato personal sensible (art. 5, punto II, de la LGPD). Y, por tratarse de una recopilación obligatoria, la base jurídica para el tratamiento de esos datos debe ser el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria por parte del responsable del tratamiento (art. 11, II, inciso I, de la LGPD). a, da LGPD).
Ao fim e ao cabo, e, em apertada conclusão, a determinação legal contida na Lei 14.553/2023, é explícita à coleta de dados étnicos e raciais somente na admissão do empregado. Os dados não podem ser exigidos nacandidatura al empleo, ya que pueden conducir inadvertidamente a una discriminación (aunque no sea intencionada) en el proceso de selección y contratación, además de dar lugar a un tratamiento excesivo e ilícito de datos personales (vulneración de la LGPD), ofensa al principio de no discriminación y afrenta al art. 1, caput, da Lei 9.029/1992 e art. 7º, XXXIII, da CRFB/88.
Por: Luciana Klug
Derecho del Trabajo | Equipo CPDMA
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